Para ter qualidade nos processos, é preciso planejar

Muitas vezes, no decorrer de nosso dia, fazemos muitos planejamentos sem nem mesmo perceber. Nas atividades que julgamos mais simples de se fazer, estamos planejando. Na rotina do dia-a-dia, quando acordamos, lanchamos, nos deslocamos para o trabalho e outras atividades corriqueiras, estamos executando um planejamento previamente estabelecido.

Estas atividades que realizamos são caracterizadas como processos. E para que tudo ocorra como esperado, além planejar corretamente, precisamos também conhecer muito bem estas atividades: sua finalidade, tempo de duração, custo, objetivo etc. Analisando estes processos sob a ótica do mundo corporativo,  temos o que chamamos de mapeamento de processos.

E no sistema de Gestão da Qualidade, as atividades são planejadas de forma sistemática para garantir que os processos fluam corretamente e de forma constante, a fim de atingir os objetivos pré-estabelecidos no planejamento inicial.

Abaixo comentamos sucintamente alguns dos tipos de planejamento mais conhecidos, acompanhe:

Planejamento de Ações Preventivas

Planejamento realizado para antecipar-se aos problemas que venham a surgir durante a execução das atividades. Evita que as não conformidades aconteçam. É importante uma vez que o tratamento de problemas envolve um custo bem maior do processo. Assim, prevendo os problemas é mais fácil evitá-los, evitando também que os custos do projeto sejam maiores do que o planejado.

Planejamento de Melhoria de Processos

O planejamento de melhoria nos processos permite detalhar as etapas que envolvem o processo, permitindo a identificação do local exato onde ocorrem as falhas, onde precisa ser melhorado e o que precisa ser mantido. Desta forma, o gestor é capaz de administrar melhor os seus processos, agindo exatamente onde é necessário.

Planejamento de Ações corretivas

Planejando ações corretivas é possível programar-se para eliminar de forma definitiva as causas das não conformidades. Estas ações são implementadas para corrigir algum defeito do planejamento ou mesmo das atividades. É fundamental para que o objeto do processo chegue ao seu final da forma como foi estabelecido, sem erros.

Assim, o ato de planejar, tanto no lado pessoal, quanto no profissional, permite um desenvolvimento contínuo dos processos, de forma hábil e organizada. Planejando e conhecendo os processos e suas variáveis, os resultados esperados serão mais favoráveis e contínuos.

QUALIDADE TOTAL – O que é E como funciona

Nós já falamos alguma vezes aqui no blog sobre qualidade em processos, no atendimento e na produção de produtos e oferta de serviços. Hoje falaremos um pouco sobre o que é e como funciona a qualidade total.

Sabemos que a qualidade pode ser definida, de forma bem resumida, como “o atendimento pleno das necessidades de um cliente”. E que este atendimento pleno às exigências de nossos clientes depende da implantação de processos de melhoria contínua. Assim, podemos dizer, então, que a qualidade total é uma decorrência da aplicação da melhoria contínua em processos dentro de uma empresa.

É conhecida como “total”, uma vez que o seu principal objetivo é a implicação não apenas de todos os escalões de uma organização, mas também da organização estendida, ou seja, seus fornecedores, distribuidores e demais parceiros de negócios.

Segundo Chiavenato, em sua obra “Introdução à Teoria Geral da Administração, enquanto a melhoria contínua da qualidade é aplicável no nível operacional, a qualidade total estende o conceito de qualidade para toda a organização, abrangendo todos os níveis organizacionais, desde o pessoal do escritório e do chão de fábrica até a alta cúpula em um envolvimento total.

A qualidade total deve ser aplicada a todas as áreas e níveis da empresa, devendo sempre começar do topo, com comprometimento total da alta administração. Este apoio é fundamental para o sucesso da abordagem.

Etapas da qualidade total

A melhoria contínua e a qualidade total são abordagens incrementais para obter excelência em qualidade dos produtos e processos. O objetivo é fazer acréscimos de valor continuamente. De acordo com o mesmo autor, ambas as abordagens seguem um processo composto das seguintes etapas:

• Escolha de uma área de melhoria;
• Definição da equipe de trabalho que tratará da melhoria;
• Identificação dos benchmarks;
• Análise do método atual;
• Estudo piloto da melhoria;
• Implementação das melhorias.

O Gerenciamento da Qualidade Total (Total Quality Management – TQM) é um conceito de controle que atribui às pessoas, e não somente aos gerentes e dirigentes, a responsabilidade pelo alcance de padrões de qualidade. A Qualidade Total está baseada no empoderamento das pessoas (empowerment), que proporciona  aos funcionários a autoridade para tomar decisões que normalmente eram dadas aos gerentes. Assim, os funcionários podem resolver questões sem ter que consultarem seus gerentes a todo o momento, poupando tempo e agilizando a resolução de problemas.

Este processo de empowerment traz diversos benefícios, tanto para a empresa quanto para os clientes, que tem suas necessidades atendidas em pouco tempo. Assim, a empresa economiza tempo e dinheiro, e ainda proporciona a satisfação de seus clientes.

O gerenciamento da qualidade total trouxe técnicas muito conhecidas, entre elas: Enxugamento (downsizing),Terceirização (outsourcing) e Redução do tempo do ciclo de produção.

Os 10 mandamentos da Qualidade Total

Chiavenato nos apresenta, na mesma obra, uma lista chamada “Os 10 mandamentos da Qualidade Total”, que nos reproduzimos abaixo, na íntegra. Confira:

1. Satisfação do cliente;
2. Delegação;
3. Gerência;
4. Melhoria Contínua;
5. Desenvolvimento das pessoas;
6. Disseminação de informações;
7. Não aceitação de erros;
8. Constância de propósitos;
9. Garantia de qualidade;
10. Gerência de Processos.

FONTE: Sobreadministração